もしお客様が予約時に料金をオンライン上で支払う場合、その予約情報から前払いとして記載された金額を確認する事が出来ます。その前払金は、デポジット又は保証金とみなされます。予約の利用規約によっては、前払金を返却する事も有るかも知れません。

どちらにしても、それらの前払金は請求書もしくは領収書が発行される(通常はチェックアウト時に発行される) までは、確定した収入とみなす事が出来ません。

前払金をどの様に扱えば良いでしょうか?

お客様がオンライン上で予約した部屋の合計金額が1万円だとします。ホテルは「ペイパル」を利用しており、30%の前払金を必要とする規約の為、お客様は3千円を支払います。その場合「Sirvoy」上では、前払された金額の記載された予約が作成されます。

  1. その日の終わり(又は月末)に「ペイパル」から報告を出して会計士に渡します。会計士はその3千円を「ペイパル」アカウントに記録し、それがデポジットの元帳からで有ることを記載します。
  2. 数ヶ月後にそのお客様が到着し、チェックアウトします。その際に1万円の領収書を作成します。(この時に売上が確定する事になります)
  3. その領収書に、前払金としての3千円が合計金額から差し引かれる事を明記します。お客様は残りの7千円を支払います。
  4. その日の終わりに「Sirvoy」から会計報告を出します。その報告に基づいて会計士は1万円の売上げを記載し、元帳の「デポジット」に3千円、「現金」に7千円の記入をする事になります。

簡単に言えば、「ペイパル」(又は他の決済サービス)を利用して支払われた前払金は、毎日か毎月ごとにまとめて元帳の「デポジット」もしくは「前払金」などに記入されます。実際のチェックアウト時などに売上が完結した時点で、デポジットのアカウントの残高を使用して一部もしくは全額その領収書は支払われた事になります。