ゲストが予約時にオンラインで支払いを行うと、その支払い金額は自動的にその予約に「支払われた金額のメモ」として登録されます。手動で 「支払われた金額のメモを追加する」 をクリックして、支払いを登録することもできます。
「支払われた金額のメモ」を2つの異なる目的で使用することができます。
- 記憶の助けのためのメモとして使用する。予約に登録したままにして、会計報告には含めないようにします。こうすることで、「このゲストはすでに100ドルを支払っています」というメモのような役割を果たすことになります。
- 正式な会計書類の一部として使用する。 会計報告書に含めます。こうすることで、前払い額を帳簿に含めることができます。会計の観点からすると、前払い金額はサービスを提供する側が支払った側（ゲスト）に負う負債とみなされます。
これら両方の必要に対応するために、「領収書/請求書」ページ -> 「会計報告」から会計報告を作成する際に、前払いを含めるかどうかを選択することができます。そこにて、「請求書の支払いを含む」をONにして、次に「支払われた金額のメモを含む」をONにします。
ヒント： 「支払われた金額のメモ」として登録された支払いの証明をゲストに渡したい場合には、その予約を印刷して渡します。
以下の例で、支払われた金額のメモを含めない場合と、含めた場合の違いをご確認ください。
例：
支払われた金額のメモを含めない場合
会計報告を作成する際に、「支払われた金額のメモを含める」を選択しなかった場合、領収書または請求書にリンクされた支払いのみが含まれます。この場合には以下のように登録されます。
支払われた金額のメモを含める場合
ご注意ください： 前払いを登録するには、設定 -> 支払い＆領収書/請求書 -> 勘定科目コード表 にて「変更」をクリックして、「前払い済み」の勘定科目にコード名を入力してください。
会計報告を作成する際に、「支払われた金額のメモを含める」を選択した場合、Sirvoyに登録されている全ての支払いが含められます。それらの支払いは、支払いが登録された日付で会計報告に表示されます。
この場合には以下のように登録されます。
