宿泊施設によっては、利用規約としてキャンセル料を取ることにしている施設もあります。この記事にて、キャンセルされた予約へのキャンセル料金の表示および処理の仕方についての基本的な方法をご紹介致します。
予約にいかなる手数料を追加する場合でも、発生する手数料とその取り扱われ方について貴施設の利用規約に明確に記載されていることはとても重要です。既存の予約にキャンセル料を追加するには、以下の手順に従ってください：
- その予約を開き、「追加オプションを加える」をクリックし、「説明を記入する」に「キャンセル料」などの説明を手動で入力します。他の方法として、 「設定」->「追加オプション」-> 「新しく追加する」 から新しい追加オプションを作成することもできます。この場合、予約に追加料金を加える際に、「既定の追加オプション」のドロップダウンリストに事前に作成された追加オプションの名前（「キャンセル料金」など）が表示されます。
- 「予約を分ける」機能を使用して、追加オプション「キャンセル料」を新しい予約に移動します。
- オリジナルの予約をキャンセルします。こうすることにより、グループ化された予約としてキャンセル料の処理をできるようにしておきながら、予約してあった部屋を再び空室にして予約可能にできます。
- 「キャンセル料」を移動した方の予約の「支払い」にて「請求書を作成する」をクリックして、キャンセル料を反映した領収書または請求書を発行します。領収書/請求書にはすべてのグループ予約が含まれるため、予約された部屋などもそこに表示されます。それらの料金を「0」に入力し直す必要があります。こうすることにより、作成される領収書もしくは請求書にキャンセルされた部屋と追加オプションが表示されます。もし、オリジナルの予約情報を領収書/請求書に表示したくない場合には、領収書/請求書の作成手順で「グループ化された予約を含める」を「いいえ」にしてください。
キャンセル料を設定から新しい追加オプションとして登録した場合、経理目的のためにキャンセル料に使用する勘定科目コードを割り当てることをお勧めします。「設定」-> 「支払い＆領収書/請求書」-> 「勘定科目コード表」 から設定してください。勘定科目コードについてさらに詳しくは、勘定科目表に関するサポート記事ご覧ください。
ご注意ください：上記はあくまで参考としての情報です。お住まいの国で適用される経理に関する法律を確認し、遵守してください。